A emissão da nota fiscal eletrônica é um processo fundamental em qualquer modelo de negócio. O processo serve para registrar a compra e venda de mercadorias e serviços na empresa, garantindo transparência fiscal para o consumidor e o Fisco.
No entanto, muitos empreendedores iniciantes — principalmente na categoria MEI — sentem dificuldade na hora de emitir sua primeira NFe. Não é para menos, pois o documento tem muitas variações, impostos e obrigatoriedades atreladas. Aprender esses aspectos é fundamental.
Para auxiliar sua jornada, reunimos aqui as informações essenciais sobre o processo de emissão da nota fiscal eletrônica, seus benefícios e como facilitar essa tarefa recorrente.
Qual a finalidade da nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal é o documento fiscal que formaliza uma transação de venda — de produtos e serviços — a circulação e a remessa de mercadorias. A NF-e tem o mesmo objetivo, mas o fato de ser emitida no meio eletrônico a torna ainda mais segura.
Segurança oferecida à todas as partes envolvidas em uma negociação, incluindo clientes, empresários e transportadores. Outra parte beneficiada é o Fisco, pois a emissão e transmissão à SEFAZ evita a sonegação, facilitando a apuração e o recolhimento de impostos.
Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem diversas notas fiscais eletrônicas no Brasil. Algumas delas são utilizadas com frequência no dia a dia do negócio, enquanto outras nunca serão utilizadas. Separamos aqui os três modelos principais:
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): utilizada para registrar compra e venda de produtos, bem como outras operações que envolvam mercadorias — importação, remessa, doação, devolução, entre outras;
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): registra a prestação de serviços de qualquer natureza e deve ser emitida após a conclusão do trabalho. Caso seja necessário emitir um documento anterior para o cliente, é gerado um Recibo Provisório de Serviços (RPS);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): documento que substitui os cupons fiscais emitidos pelas lojas varejistas. Caracteriza a venda direta ao cliente final.
Quais as vantagens da NF-e?
O sistema eletrônico de emissão de notas fiscais foi criado em 2006 pela Receita Federal, como uma resposta para a alta sonegação de impostos. Em poucos anos se tornou obrigatório até mesmo para os produtores rurais.
Além de ser mais prática que o modelo em papel, existem uma série de vantagens atreladas ao documento. Entenda:
- economia com papel e tintas para impressora;
- dispensa o armazenamento físico das notas (arquivo digital);
- facilita o envio de informações ao Fisco;
- melhora a organização e os lançamentos contábeis;
- envia uma cópia da NFe para o cliente, por e-mail;
- incentiva a automação;
- agiliza os processos de auditoria;
- simplifica a emissão da carta de correção e a inutilização da nota fiscal;
- reduz as fraudes.
O que é necessário para emitir uma nota fiscal eletrônica?
As notas fiscais eletrônicas não são emitidas da mesma forma, uma vez que possuem características e são liberadas por órgãos diferentes.
Preparamos um passo a passo para você organizar a operação e começar a emitir os modelos básicos, seja pelo site da Sefaz, das prefeituras municipais ou por um sistema integrado.
1. Faça o enquadramento fiscal
Peça ajuda da contabilidade para verificar se a documentação está em ordem e quais notas fiscais você deve emitir. Algumas organizações emitem somente nota fiscal de serviço, enquanto outras necessitam de diversos modelos.
2. Adquira um Certificado Digital
O Certificado Digital é o mecanismo que permite a assinatura digital e a transmissão das notas fiscais eletrônicas. Para tal, procure uma Autoridade Certificadora (AC), escolha o modelo de certificado — A1 ou A3 — e valide sua documentação e identidade em uma Autoridade de Registro (AR).
O procedimento é válido tanto para a compra do e-CPF quanto do e-CNPJ. Para emitir a NF-e você vai precisar do último, mas é importante adquirir os dois para facilitar a rotina do empreendedor.
3. Peça liberação na Secretaria Estadual ou Municipal da Fazenda
Ciente de quais notas emitir, procure o órgão competente para prosseguir com o cadastramento da empresa.
Cada um tem suas regras e procedimentos próprios. Geralmente é liberada uma senha de acesso para o site validador e o número da Inscrição Estadual ou Inscrição Municipal, caso ainda não tenha.
4. Escolha onde emitir suas notas fiscais
Você pode emitir as notas fiscais nos emissores gratuitos do governo. Contudo, o processo de preenchimento, assinatura e transmissão da NF-e costuma ser mais complexo do que em um programa de emissão pago.
Além disso, cada prefeitura tem um layout de nota fiscal diferente e, consequentemente, geram arquivos XML diferentes, que nem sempre são aceitos pelo sistema da empresa.
Uma saída para isso é escolher um ERP que ofereça suporte para o sistema de emissão do seu município. A maioria já está configurada para as notas fiscais de produto e o layout da Sefaz. A vantagem é que pelos dois esquemas é possível utilizar o certificado digital.
Neste artigo você conferiu o que é e como emitir a nota fiscal eletrônica. Viu como não é um bicho de 7 cabeças? Agora, é só organizar a estrutura para emitir o documento sempre que preciso, ampliando a segurança e a confiabilidade do negócio neste período de retomada da economia.
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